Klare Ziele für gute Meetings.

Gute Ideen brauchen Kommunikation. Kommunikation beinhaltet (meistens) mehrere Personen. Und wenn mehrere Personen zwecks kreativer Ideenfindung zusammen kommen, nennt man dies oft windschnittig ‘Meeting’. Leider sind Meetings nicht immer das, was Hollywood darunter versteht. Endlose Diskussionen, ewiges hin-und-her und entnervte Teilnehmer gehören öfter dazu, als einem lieb ist. Die Gründe, warum kreative Phasen oft zum Chaos werden, sind sicher zahlreich und komplex. Oftmals scheitert es aber schon an einer eigentlich trivialen Sache: es fehlt das Ziel.

Eine klare Zieldefinition führt zu besseren Meetings. So einfach ist das.

Nun findet man sich ja in der Regel zusammen, um Ideen zu entwickeln. Das Ziel, die Lösung des Problems, entsteht also erst während des Meetings. Demnach kann man natürlich keine Zieldefinition machen, denn die Lösung muss man ja erst noch finden. Richtig? Falsch. Es gibt immer Möglichkeiten, eine Agenda als Rahmen für ein Meeting zu formulieren.

Anfang und Ende des Meetings formulieren

Indem man eine klare Ausgangssituation darstellt, bringt man alle Beteiligten auf einen einheitlichen Nenner. Dies vermeidet unnötige “Achso, aber ich dachte…”-Ausflüge. Eine einfache Möglichkeit wäre eine Formulierung wie: “Unser Projekt steht momentan bei Punkt X. Wir haben uns heute getroffen, um den Punkt Y zu erreichen.” Einerseits wird somit den Teilnehmern die Ist-Situation klar dargestellt, so dass alle vom gleichen Ausgangspunkt ins Meeting starten. Andererseits entsteht dadurch automatisch eine (mehr oder weniger) klar gezeichnete Ziellinie, um von vornherein ermüdende Endlosschleifen auszuschließen.

Die Problemstellung als Frage formulieren

Als Frage formulierte Problemstellungen lösen automatisch einen inneren Suchprozess bei den Teilnehmern aus. Bei einer ausreichend heterogenen Gruppe gehen die individuellen Suchvorgänge in so viele verschiedene Richtungen, dass nach relativ kurzer Zeit gutes ‘Rohmaterial’ entstanden ist. Statt “Redesign für den Registrierungsvorgang” also lieber “Wie können wir grafisch erreichen, dass der Registrierungsvorgang nutzerorientierter wird?”. Die Fragestellung sollte möglichst allen Beteiligten konkret vorliegen, sei es durch ein handout oder einen einfachen Ausdruck in Blickreichweite.

Nachjustieren der Problemstellung

In der Regel ändert sich die Problemformulierung im Verlauf des Meetings. Das ist auch wünschenswert, da sich daran ja nur wiederholt der kreative Prozess als solcher zeigt. Zu diesem Zeitpunkt sollte auch die ursprüngliche Fragestellung kurz überdacht werden. Stellt sich in oben genanntem Fall zum Beispiel raus, dass der Benutzer den Registrierungsprozess nicht versteht, weil die Formulierung der Texte nicht zielgruppengerecht sind, ergibt sich daraus eine ganz neue Richtung der Ideenfindung. Netter Nebeneffekt: an den verschiedenen Versionen der Problemstellung kann man den Verlauf des Meetings gut nachvollziehen, auch wenn man nicht anwesende Personen nachträglich in den Prozess mit einbeziehen möchte.

Diese drei einfachen Methoden können helfen, den eigentlichen Spaß am Meeting zu fördern. Nämlich Ideen entwickeln und fröhlich kreativ herumspinnen.

Kurz und gut: schreibt hin, was ihr tut.

This entry was posted on Wednesday, November 28th, 2007 at 00:39 and is filed under Dieses & Jenes. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0 feed. You can leave a response, or trackback from your own site.